そうした中でアイユーアソシエイツにご依頼いただきました。具体的にどのようなことに取り組まれたのでしょうか？

基幹システムと会計周りのシステムの入れ替えを行いました。既存システムからクラウド会計ソフト freeeに一新し、従来は某ソフトで記帳代行し、全て手書きした後に税理士が取りに来て２〜３ヶ月遅れで記帳が回ってくる形でしたが、それらを全て変更。手書きだった現金出納帳はスプレッドシート化し、入力したデータをfreeeに流し込む仕様に変えてもらいました。請求書の発行周りに関しても、既存の基幹システムと新たに導入したfreeeから自動で発行できるようになっています。

売掛金の管理や消込は、従来の会計ソフトだと売掛金の消込が煩雑だったため、こちらも同様に一元管理できるようにしてもらいました。

経理周りのDX化を行ったことで得られた効果を教えてください。

第一に手書きの作業が大幅に減少したことで、ヒューマンエラーの削減につながりました。また、システム化により経理業務のスピード感も各段に上がりましたね。我々のような中小企業は、特に各部門との連携スピードが企業の成長スピードに直結します。経理部門の業務効率化やスピード感を持った対応が、良い意味で他の部署にも波及していると感じています。

あとは経理スタッフの労働環境改善にも寄与していますよ。当社の繁忙期はお盆時期の８月なのですが、その時期は現金処理に追われて経理スタッフは残業せざるを得ない状況が続いていました。しかし今回のDX化で、残業時間を約30時間も削減することができました。

経理周りの効率化という点では、各店舗単位の購入を現金からクレジットカードに変更しました。現金の間違いも減り、経理の業務負担もかなり軽減されたと思います。

過去にDX化を断念したこともあった中、今回上手くいった要因は何だと思いますか？

アイユーアソシエイツの方が経理スタッフと密にコミュニケーションをとってくれたことが大きかったと思います。スタッフが業務に慣れるまでは週１ペース、慣れてきたら月１回程度にするなど、しっかりと社内スタッフ２名をハンドリングしてくれました。また、ほどよく専門用語を交えてMTGをしてくれるので、スタッフ自身の学習意欲も高まり、部署全体のスキルアップにもつながったと感じています。そういった意味では外部とは言え、アイユーアソシエイツの方は経理部長に近い存在かもしれませんね。当社には複数の部署が存在していますが、総務経理部が所属している部門が最もチームワークが良いと感じています。

あとは電話対応の早さも素晴らしかったです。電話だけでなくチャットなど総じてレスポンスがとても早く、スピーディに対応いただけたのは印象的でした。

実際にDX化に取り組んでみていかがでしたか？

行き当たりばったりの対応ではなく、しっかりと体系立てて経理業務を行うことの大切さを改めて感じました。DX化を機に、業務効率化の観点から支払い代行や納品書、請求書のチェックなども全てアイユーアソシエイツにお願いしているので、今は支払い業務は社内で一切行っていません。現金と領収書が合っているかや、売上と入金のチェック程度です。

DX化が貴社の成長に貢献している点はありますか？

実は将来的な四日市エリアへの進出に伴い、現在ホールディングス化を進めています。「社長をしたい」と申し出たスタッフがおり、新たに設立するグループ会社で同エリアを運営していく予定です。ホールディングス化するにあたり、DX化で複数の子会社の経理の動きを一元管理できるようになったことは、今後の事業拡大に大きなメリットをもたらしてくれるでしょう。